La dématérialisation des processus est un sujet dont tout le monde parle et qui fait l’objet de nombreux débats. Pourtant il ne faut pas considérer la dématérialisation comme un simple effet de mode mais bien comme une véritable façon d’améliorer le fonctionnement des entreprises et des administrations.
La dématérialisation, qu’est-ce que c’est ?
La dématérialisation est une opération qui consiste à transformer des supports papiers en supports numériques afin d’effectuer des opérations de traitement, d’échange et de stockage d’informations. La dématérialisation représente autant un enjeu pour le secteur privé que celui du public et concerne tous les domaines d’activités. Pour le secteur public, c’est par exemple la possibilité de mettre à la disposition des citoyens des services en ligne leur permettant d’avoir des guichets virtuels toujours accessibles.
Quels sont les avantages à dématérialiser mes documents ?
#1 Économies financières
Pour les entreprises, la dématérialisation permet de réduire significativement les dépenses en matière de gestion documentaire, le coût de traitement d’une facture dématérialisée étant environ divisé par trois. Elle permet des économies financières à plusieurs niveaux (papier, impression, coûts postaux…). La dématérialisation des processus concerne aussi les collectivités qui peuvent dégager des marges de manœuvre parfois conséquentes.
#2 Sécurité
La dématérialisation permet une meilleure traçabilité des documents. Le traitement de celui-ci peut être automatisé de bout en bout, ce qui réduit les risques de perte et d’erreurs. De plus, les documents sont archivés sur des serveurs qui ont maintenant de très grandes capacités de stockage pour répondre aux besoins des sociétés et s’engagent à assurer la sécurité totale de leurs données.
#3 Travail collaboratif
Étant stockées de manière électronique, les informations sont présentes à portée de main des collaborateurs. L’accès aux documents se fait de manière plus simple et plus rapide. La dématérialisation permet également de travailler en réseau sur un même document, ce qui augmente grandement la productivité des employés. Cela permet d’autre part de supprimer les procédures inutiles et les tâches répétitives à faible valeur ajoutée.
#4 Enjeu environnemental
L’utilisation de la dématérialisation tend à supprimer l’utilisation du papier, ou du moins à s’en séparer le plus possible. Elle réduit l’empreinte carbone des entreprises par une diminution de l’usage des transports et du papier. Les sociétés valorisent ainsi leur image « responsable », et montrent qu’elles sont engagées dans une démarche de développement durable en contribuant aux enjeux actuels.
Les solutions de dématérialisation sont désormais nombreuses sur le marché et accessibles à tous types d’entreprises peu importe le volume de documents à traiter. Le marché de la dématérialisation, de la gestion de contenu et de l’archivage se porte d’ailleurs très bien. On pouvait constater 7.7 milliards de chiffre d’affaires dans le secteur public, réalisé en 2018. On répertorie une croissance de 6,6% pour 2019 par rapport à 2018. La croissance annuelle moyenne est d’environ 5% par an, on peut prévoir au minimum une augmentation de 5% pour 2020*.
Et vous ? Vous êtes-vous séparé du papier ?
*Enquête menée par Cegid
Pour plus de renseignements : https://www.soli.tech/essayer