Dématérialiser mes fiches d'intervention : pourquoi et comment ?

La dématérialisation a commencé dès l’apparition d’internet, les emails ont remplacés les courriers, les PDF ont remplacés les dossiers papiers… Le but étant de transformer les documents physiques en document numérique.

De plus en plus, cette dématérialisation est mise au coeur des entreprises. Ces dernières adoptent le digital pour abandonner tout support papier qui représente un coût au niveau des dépenses d’une entreprise. Pour ne pas être devancées ou même à la traîne face aux concurrents, les entreprises doivent se mettre à jour sur les tendances actuelles. Ici, il s’agit du support numérique.

Les bons de commandes, les factures, les devis, les rapports d’interventions effectués sur support papier ne sont plus au goût du jour. Aujourd’hui, les entreprises cherchent à se démarquer, à réduire leurs coûts et à rester compétitif.

Le but de la dématérialisation est d'automatiser et de réorganiser les processus d’une entreprise pour ainsi optimiser ses performances afin de se différencier pour tirer profit et générer du gain tant matériel qu’immatériel à l’entreprise.

La dématérialisation représente aujourd’hui, un réel avantage concurrentiel pour les entreprises et elle génère de nombreux bénéfices. Découvrez les 4 axes d’amélioration impactés par la dématérialisation.

1. Image et satisfaction client

L’image de l’entreprise est cruciale auprès de sa clientèle, ses fournisseurs et de ses partenaires. Elle est améliorée grâce à la contribution au développement durable en réduisant leur impact environnemental.

Après avoir interviewé nos clients, certains d’entre eux estiment que grâce à l’application SOLITECH, leur image a été améliorée puisque le numérique représente une entreprise moderne et organisée. Et que, pour certains domaines d’activité, le numérique permet de se démarquer face à d’autres entreprises qui ne possèdent pas encore de logiciel et d’application de gestion d’interventions.

La satisfaction client est incontournable pour une entreprise. Grâce au suivi de l’intervention en temps réel, les clients possèdent une visualisation de l’intervention qui est en train de se dérouler chez eux. Le rapport d’intervention peut être remis avant, après ou même pendant par mail au client ce qui constituent la preuve d’un travail qualitatif de la part des agents terrains.

2. Productivité

La dématérialisation permet de réduire considérablement les coûts liés aux papiers (cf article https://www.soli.tech/blog/articles/reduction-de-l-impact-environnemental) et représente un gain de temps fondamental sur la remontée d’informations.

Les agents terrain n’ont plus besoin d’avoir de multiples feuilles de papiers sur eux au risque de les perdre, de les oublier, de les dégrader ou simplement d’oublier de remplir certaines informations… Il leur suffit simplement, maintenant, d’avoir leur téléphone mobile avec eux.

De plus, cela réduit les actions répétitives et chronophages comme le report des informations sur un fichier excel ou tout autre outil informatique, le tri, le stockage, et l’archivage des différents supports.

Maintenant, en un clic et en quelques secondes, il est possible d’obtenir l’information recherchée. Cela représente un gain de temps et de praticité.

3. Sécurité et stockage

Le stockage de données est assez conséquent pour une entreprise. Il faut de la place et tout le matériel nécessaire pour pouvoir conserver les documents propres à l’entreprise et aux clients. Le format papier peut encourir des risques de pertes, de vol, de destruction suite à une inondation, un feu ou quelconque autre raison qui pourrait endommager vos documents. C’est pour cela qu’aujourd’hui notre logiciel et notre application utilisent le stockage en ligne directement sur le web. Fini le papier ! L’ensemble de l’historique des données est directement sécurisé sur différents serveurs ce qui leur garantit une sécurité plus élevée entre la remontée d’information de l’entreprise à ses clients et son stockage.

Cela assure également une réelle traçabilité des documents et de leur contenu en cas de litiges, de fraudes. En plus de gagner de la place, vous gagnez en sécurité grâce au Cloud.

De plus, les rapports d’interventions écrits peuvent être mal recopiés, comporter des oublis, des erreurs par la personne en charge au bureau. Le rapport d’intervention numérique permet de garantir l’information et réduit à zéro le risque de problème. Les étapes de check-liste, photos et commentaires obligatoires oblige l’agent terrain à remplir correctement et entièrement le rapport d’intervention.

4. Délais de facturation

Votre agent terrain n’a pas entièrement rempli son rapport d’intervention et vous devez attendre qu’il vous le remplisse ? Il manque une signature ? Il a perdu le rapport d’intervention ?

Vous avez sûrement déjà vécu l’une de ces situations. La dématérialisation permet de régler tous ces problèmes. Le rapport d’intervention est rempli durant l’intervention, et visible par le responsable au bureau. Il pourra être, aussitôt transmis, au client dès que l’agent terrain l’aura validé. Fini le temps d’attente entre la fin d’intervention et la remise du rapport d’intervention au bureau à la fin de la journée ou de la semaine. Si vous avez l'habitude de facturer le 15 du mois suivant, vous pourrez désormais facturer vos clients au jour le jour.

Si vous hésitez encore, pensez au fait que SOLITECH représente, avant tout, un gain de temps et un gain d’argent pour vous et votre entreprise. Rapidité, praticité, satisfaction, bénéfice sont les maîtres-mots de cette dématérialisation.

Pour plus de renseignements : https://www.soli.tech/essayer


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